همه ما طراحان اعم از طراح صحنه، لباس، معمار، گرافیک، طراح صنعتی و… در مرحله پایانی فرایند یک پروژه باید طراحی خود را به ذینفعان پروژه مزبور ارائه داده و آن را به اصطلاح پرزنت کنیم. پرزنت کردن یک پروژه کار آسانی نیست و از اصول و مبادی خاصی تبعیت می کند؛ در غیر این صورت نتیجه ای که انتظار آن را داریم حاصل نخواهد شد. در این نوشتار به ابزار و بایدها و نبایدهای جلسه ارائه و همه آن چه باید انجام بدهیم و ندهیم پرداخته ایم.
کمک های بصری
بایدها
- نوع مناسبی از ابزار کمکی بصری را انتخاب کنید. به منظور افزایش تاثیرگذاری و علاقمندی مخاطبان، از وسایل کمکی بصری استفاده کنید – خلاق باشید.
- اطمینان حاصل کنید تمام وسایل آماده شده، از کیفیت بالایی برخوردار هستند.
- اطمینان حاصل کنید این وسایل برای همگان قابل مشاهده و شنیدن هستند.
- به یاد داشته باشید که ابعاد و اندازه وسایل تصویری مهم است.
- مرتب بر روی نمودارها بنویسید – این کار نیاز به تمرین دارد. بدون آنکه به مخاطب پشت کنید، نوشتن در جداول راهنما را تمرین کنید.
- در صورت امکان، بهجای متن از تصاویر/ نمودارها/ عکسها و موارد دیگر استفاده کنید.
- قبل از ورود مخاطبان، نحوه استفاده از تجهیزات را شناسایی کرده و تمرینات مرحله ای خود را تنظیم کنید.
- بعد از اتمام استفاده از وسایل کمکی، دستگاه پروجکشن را خاموش کرده یا فضای صفحه تصویر را خالی کنید. بدین ترتیب، توجه مخاطبان مجددا بهسمت شما جلب خواهد شد.
- در زمان استفاده از وسایل کمکی بصری صحبت را متوقف کنید. حرکات شما بیش از کلمات تاثیر خواهند داشت.
- اگر “لوازم” را از کنار مخاطبان عبور می دهید، ارائه خود را موقتا متوقف کنید – برای جلب توجه مخاطب رقابت نکنید.
- پیشاپیش مخاطبان را از وجود مطالب همراه مطلع سازید (در پایان نشست، اقلام یاد شده را به آن ها ارائه کنید؛ مگر آن که بخواهید مخاطبان در زمان سخنرانی به آن ها مراجعه کنند).
نبایدها
- در استفاده از انواع وسایل کمک بصری افراط نکنید.
- اجازه دهید وسایل کمکی بصری نقش شکر روی کیک را داشته باشند. کیک جلسه شما هستید.
- تصاویر بسیار پیچیده – آن ها را نباید به صورتی مبهم و پیچیده به نمایش گذاشت.
- به صفحه تصویر یا وایت برد نگاه نکنید و با آن ها صحبت نکنید.
صدا و بدن
بایدها
- برای حفظ علاقمندی و تاکید بر نکات کلیدی بحث، از ریتم، حجم و لحن صدای متغیر استفاده کنید.
- به لهجه منطقه ای خود اجازه دهید تا به واژه های شما “شخصیت” بیفزاید.
- به جای زبان نوشتاری، از جملات و عبارات کوتاه “گفتاری” استفاده کنید.
- تصور کنید فردی که از شما دورتر است، ممکن است اندکی مشکل شنوایی داشته باشد.
- از مکث به منظور تاثیرگذاری (تاکید، نشانه گذاری روی واژه ها) و دادن وقت به مخاطب برای هضم اطلاعات استفاده کنید.
- ارتباط چشمی خود با کل مخاطبان را حفظ کنید – این رویکرد، مسئولیت آن ها در گوش دادن و تماس چشمی را به آن ها یادآوری می کند.
- حالت مثبتی داشته باشید – دست های خود را به جلو خم نکنید و دست به سینه نایستید.
- بهطور طبیعی حرکت کنید. نسبت به رفتارهای منحرف کننده آگاه باشید. برای مهار اندام خود، از حرکات دست و بازو استفاده کنید.
- پیام خود را تحت فشار بگذارید – اجازه دهید بدن “با واژه های خود، به موقع حرکت کند”.
- از خود به عنوان کمک اصلی تصویری ارائه تان استفاده کنید.
نبایدها
- بسیار سریع صحبت نکنید.
- از زبان عامیانه/ گویش یا اصطلاحات کوچه و بازار استفاده نکنید.
- تماس چشمی خود را بر روی یک قربانی متمرکز نسازید – این موضوع برای آن شخص بسیار ناراحت کننده و برای سایرین بهمعنای نادیده گرفتن خواهد بود.
- مرزهای خیال پردازی خود را با سرعت جابجا نکنید.
- به این سو و آن سو تاب نخورید. این یک تمرین تپ دنس نیست.
- جنگل جیب های خود را هم نزنید (به تاثیر قرار دادن دست ها در جیب بیندیشید).
- هنگامی که از ماژیک یا اشاره گر استفاده نمی کنید، آن ها را در دست نگیرید.
- تنها بخشی از مخاطبان را نشانه نگیرید.
پرسش ها
بایدها
- سوالات/ اعتراضات احتمالی را پیش بینی کرده و پاسخ های خود را آماده سازید.
- به مخاطبان، زمان و چگونگی طرح پرسش های خود را اعلام کنید.
- اگر تمرکز خود را از دست نمی دهید، به منظور ایجاد جوی صمیمی تر و تعاملی تر، به مخاطبان اجازه طرح سوالات خود در هر زمان را بدهید.
- پرسش را از سوال کننده دریافت کرده، اما پاسخ آن را به تمام مخاطبان بدهید.
- پرسش/ مسئله را روشن کرده و آن را تکرار کنید تا تمام مخاطبان آن را بشنوند.
- مشکلات را بر روی صفحه نمایش/ وایت برد ثبت کرده و از آن دور شوید تا از انتقال احساس برخورد شخصی بکاهید.
- پرسش/گزاف گویی برخی پرسش گران را به خودشان بازگردانید – قصد غالب آن ها طرح سوال نیست، بلکه می خواهند ابراز وجود کنند.
- اگر قادر به پاسخ دادن به پرسشی نیستید، پیشنهاد کنید برای یافتن پاسخ تلاش خواهید کرد – این کار را انجام دهید.
- پاسخ ها را به صورت مختصر و دقیق ارائه دهید.
- از پرسشگر و سوالات جالب او تشکر و قدردانی کنید.
نبایدها
- وقتی از شما پرسشی دشوار یا چالش برانگیز می شود، حالت تدافعی یا پرخاشگرانه پیدا نکنید.
- احساس نکنید باید به تمام سوالات پاسخ دهید – ممکن است، شخص دیگری از میان مخاطبان بتواند به جای شما پاسخ دهد؛ یا می توانید از شخصی بخواهید به ارائه توضیحات لازم بپردازد.
- در دام بلوف نیفتید؛ هرچند وسوسه انگیز باشد. اگر احساس می کنید در اعتبار آن چه می خواهید بگویید تردید وجود دارد، از اظهار آن خودداری کنید.
- اجازه ندهید پرسش ها/ وقفه ها، ارائه شما را مختل کند. اگر اندکی بعد قرار است به پاسخ یک سوال بپردازید، از پرسش کننده بخواهید “سوال خود را نگه دارد”. اگر پرسش مطرح شده بی ربط بوده یا ممکن است پاسخ به آن زمان بسیاری به خود اختصاص دهد، پیشنهاد کنید پس از جلسه به آن بپردازید.
خلاصه نکات اساسی در یک ارائه موفق.
منبع: کتاب اصول و مبانی طراحی ایونت
